차량 관제(FMS)가 총무팀 반복 업무의 구조를 바꾸는 방식

지난달에 통근버스 기사님이 갑자기 결근하셨던 날 얘기를 해볼게요.

대체 기사를 구하는 동안 저는 어느 차량이 지금 어디쯤 가고 있는지, 몇 명이 타고 있는지 확인할 방법이 없었어요. 결국 정류장마다 담당자한테 일일이 전화를 돌렸고요. 그날 오전에만 아마 열 번은 넘게 걸었을 거예요. 다른 업무는 손도 못 댔죠. 그 기억이 지금도 생생해요.

이 일을 겪고 나서 차량 관제, 그러니까 FMS(Fleet Management System)라는 걸 제대로 들여다보기 시작했어요. 처음엔 "위치추적 시스템" 정도로만 생각했는데, 알아볼수록 총무 업무의 구조 자체를 건드리는 물건이더라고요.

FMS가 왜 총무팀 일이 되나요

차량을 등록하고 관리하는 절차는 자동차관리법에 근거를 두고 있어요. [법령 확인 필요(조문 번호는 원문 대조 후 기입), https://www.law.go.kr/법령/자동차관리법] 정확한 조문 대조는 아직 안 끝났지만, 등록·관리라는 행정 절차가 법으로 규정돼 있다는 큰 틀은 맞아요.

문제는 이 법정 관리와 실제 운행 관리를 챙기는 사람이 서로 달랐다는 거예요. 등록증에 도장을 찍는 사람은 총무였고, 그 차가 지금 어디를 지나가는지 아는 사람은 현장에 있었어요. 둘 사이엔 전화 한 통이 필요했고요. 저는 이 구조를 당연하게 여기고 있었어요. 이상하다고 느낀 적도 없었죠.

관제 도입 전엔 총무팀이 뭘 하고 있었나요

솔직히 말하면 저는 "확인 전화"를 하는 사람이었어요. 기사님한테 전화해서 위치 묻고, 인사팀에 인원 보고하고, 민원 들어오면 다시 전화해서 상황을 확인하고요.

하루 이틀이면 괜찮아요. 근데 매주 반복되니까 그때부터 문제가 되더라고요. 국내 등록 차량 규모나 총무·행정 직군 인력 배치 현황 자료를 찾아봤는데, [원문 확인 후 인용, https://stat.molit.go.kr/portal/main/portalMain.do] [원문 확인 후 인용, https://kostat.go.kr] 저희 회사만 이런 구조인지, 비슷한 규모 조직이면 다 이런지는 정확히 모르겠어요. 그도 그럴 것이 저희 안에서도 확인 전화 건수를 세어본 적이 한 번도 없었으니까요.

관제가 들어오면 뭐가 달라지나요

여기서부터는 제가 직접 확인한 부분과 아직 확인 못 한 부분을 나눠서 말씀드릴게요. 저희 팀도 mobble 관제 화면을 붙여서 한 달 정도 시범으로 돌려봤거든요.

확인한 건 이거예요. 화면 하나로 실시간 위치와 탑승 인원을 보니까 "어디 있어요?"라는 질문 자체가 없어졌어요. 정류장마다 돌리던 전화도 자연스럽게 줄었고요. 총무가 중간에서 전화를 돌릴 이유가 사라진 거예요. 총무가 정보를 "묻는 사람"에서 "보는 사람"으로 바뀌는 셈이죠.

아직 확인 못 한 건 숫자예요. 실제로 총무팀 업무 시간이 얼마나 줄었는지, 몇 명분 업무가 재배치됐는지는 한 달 시범으로는 정리가 안 됐어요.

그래서 뭘 봐야 하나요

관제 도입을 검토하신다면 이렇게 물어보실 걸 추천해요. "우리 총무팀이 하루에 위치·인원 확인 전화를 몇 번 하나?" 이 숫자부터 세어보세요. 이게 없으면 도입 전후 비교도 안 돼요. 이 숫자 자체가 지금 구조의 문제를 가장 정직하게 보여주는 지표거든요.

이번 주 총무팀 통화 기록을 한 번만 열어보세요. "차량 어디 있어요", "몇 명 탔어요" 류의 전화가 며칠 사이 몇 건인지 세는 데는 10분이면 충분해요.